Gestão de tempo: como manter sua agenda sobre controle

Por: Carol Kuviatkoski . Publicado em:19/10/2018

Empreendedorismo

Introdução

Você empreendedor decide tirar o dia para planejar uma nova estratégia de negócios e colocar algumas ideias no papel. Senta na sua mesa e inicia o planejamento. Mas, de repente o telefone toca. Depois, alguns funcionários precisam falar com você. Enfim, seus planos vão por água abaixo pois as pequenas tarefas do dia a dia te chamam. Ir ao banco, resolver um problema na realização do serviço, consertar um equipamento deu problema, cobrir um funcionário que faltou…

Assim parece que você está sempre apagando incêndios e não tem um controle efetivo do negócio, certo? Mas, o empreendedor precisa ter tempo para planejar e organizar a agenda de clientes, o gerenciamento de vendas e pensar a estratégia do empreendimento. Você não pode ser engolido pelas tarefas operacionais do cotidiano. E, a gestão do tempo pode te ajudar muito nesse desafio.

Porque organizar seu tempo?

Os empreendedores muitas vezes assumem mais funções do que podem dar conta, deixando de lado o papel estratégico que deveriam exercer. Isso ocorre por fatores como a desorganização a falta de priorização e delegação das tarefas, e o medo de perder o controle do negócio. O bom líder é aquele que trabalha junto com a equipe, mas, principalmente, é quem deve saber realizar o planejamento e o gerenciamento de vendas. Além de simplesmente resolver questões cotidianas, é necessário pensar o processo de cadastro, retenção e gestão de clientes.

Nesse sentido, a organização do tempo é imprescindível para o sucesso de uma empresa. Por meio da organização de tarefas e informações fica mais fácil visualizar e listar o que precisa ser feito. É possível também focar esforços em atividades prioritárias, bem como prever e reagir de forma ágil a eventos inesperados. Assim, torna-se muito mais simples controlar as demandas da sua empresa e cumprir os prazos estabelecidos.

E, ao contrário do que parece, gerir o tempo não é algo que fica apenas no âmbito do planejamento. Em um primeiro momento, isso pode exigir um pouco de esforço, mas os resultados são certeiros. Afinal, o processo afeta diretamente a execução das atividades, maximiza as vendas e melhora a produtividade. Em suma, realizar a gestão do tempo é um passo importante para delimitar melhor as atividades do negócio, conquistar cada vez mais clientes e expandir seu empreendimento.

Como priorizar e delegar tarefas?

Querer “abraçar o mundo” é um erro comum entre os empreendedores, que acabam por ficar sobrecarregados e não executar as atividades da melhor forma. Para resolver isso e fazer um gerenciamento de vendas eficiente, é fundamental priorizar e delegar tarefas.

Uma dica é não perder tanto tempo detalhando como o funcionário deve executar a atividade. O dono do negócio não precisa saber fazer tudo, e sim ter as pessoas certas que consigam realizar as funções de forma adequada. Demonstre que o funcionário é valorizado e o estimule a mostrar as competências que possui. Não dê receitas prontas. Faça perguntas e deixe que ele encontre soluções de modo independente.

Identifique também quem é a pessoa certa para cada atividade. Conheça, analise e avalie os seus funcionários, fornecedores e prestadores de serviço. Levar em conta as habilidades, experiência e técnica de cada um ao delegar as funções com certeza aumentará a eficiência dos processos. O RH tem ferramentas para analisar os perfis dos funcionários e ajudar nestas decisões. O empreendedor pode recorrer a uma consultoria ou fazer cursos para se capacitar na área.

Além disso, priorize as atividades estratégicas. Você deve hierarquizar as tarefas a serem feitas pela equipe e assumir para si somente as mais importantes para o seu empreendimento. Depois de priorizar e delegar, o próximo passo é montar um plano de desenvolvimento. Com a responsabilidade compartilhada com os membros do seu time, o plano ajuda a identificar aspectos que precisam ser aprimorados no serviço prestado. Ainda, é interessante que o empreendedor acompanhe de perto pelo menos algumas etapas da execução e intervenha se julgar necessário.

Também não se esqueça que os erros fazem parte do processo. Não é benéfico que no primeiro erro cometido por alguém, você empreendedor volte a concentrar todas as funções para si novamente. É necessário saber capacitar, treinar ou preparar as outras pessoas para desenvolverem o trabalho.

Por que usar a tecnologia na gestão do tempo?

A tecnologia pode ser uma aliada poderosa na gestão de clientes e delegação de tarefas. É possível utilizá-las para  fazer a ficha de cadastro de consumidores, manter uma agenda de clientes, além de dividir e monitorar tarefas entre os funcionários. Por isso, não deixe de usar a tecnologia a seu favor. Use aplicativos e monte listas, planilhas e gráficos que facilitem a visualização dos processos e a organização do fluxo de trabalho.

A própria ferramenta de marketplace já auxilia muito a fazer um uso eficiente do tempo. A partir dela você consegue centralizar clientes e prestadores de serviço, organizar e distribuir funções, trocar ideias, entender as demandas e necessidades… Assim, a tecnologia ainda pode auxiliar na divisão de atividades entre os membros da equipe. Por exemplo, todos podem compartilhar os seus planejamentos de tarefas a serem realizadas na semana. A partir disso, fica mais fácil compreender quem precisa de ajuda ou quem o empreendedor deve cobrar sobre cada projeto.

Desse modo, um dos maiores motivos de usar a tecnologia na gestão do tempo é o aumento do fluxo da informação. Isso porque a organização da coleta e troca de informações sobre as pendências, vendas e público são peça-chave para alcançar melhores resultados e expandir o negócio.

Além disso, o uso da tecnologia para controlar o tempo no seu negócio beneficia a empresa como um todo, os prestadores de serviço e os clientes. Os próprios vendedores passam a ter mais confiança nas tarefas que desempenham, tornando-se capazes de resolver pequenos problemas. Isso diminui a carga sobre os dono do negócio e aumenta a qualidade do trabalho feito. Pelo contrário, a falta de um controle da rotina gera insegurança e dificulta o desempenho das funções.

Um exemplo de ferramenta tecnológica para melhorar o uso do tempo é o Wunderlist. Essa é uma das ferramentas de gestão de tempo mais simples e rápidas. Com o Wunderlist você pode criar listas de tarefas e organizar seus afazeres em pastas, além de contar com um sistema de lembrete que te avisa quando o prazo de conclusão está se aproximando. O aplicativo é prático, clean, bastante funcional e simples de usar. É possível acessá-lo pelo computador, tablet ou celular.

O Remember the Milk é outra ferramenta que se destaca. Gratuito, o aplicativo permite criar listas de tarefas e pode ser sincronizado à sua conta de e-mail e a outras plataformas. Desse modo, você consegue acessar a lista dos seus afazeres em qualquer lugar. O Remember the Milk está disponível para iOS e Android e é perfeito para gerenciar tarefas suas tarefas individuais na empresa ou até mesmo atividades pessoais.

O uso de ferramentas como essa também ajuda na padronização dos trabalhos e processos, na coordenação e delegação de tarefas, na correção de possíveis desvios e no equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Dicas de como fazer a gestão do seu tempo

Você já entendeu a importância da gestão do tempo e conheceu algumas ferramentas tecnológicas para isso. Confira então mais algumas dicas práticas de como manter sua agenda sobre controle no dia a dia.

Procure estabelecer as prioridades no dia anterior, para já chegar no dia seguinte concentrado em resolver essas questões. Para decidir, pergunte-se o que é mais importante no seu dia. Prospectar novos clientes? Vender mais para clientes antigos? Fazer pós-venda? 

Programe-se para estar o máximo de tempo possível na presença do cliente. Na correria do cotidiano, muitas vezes o empreendedor esquece que o seu foco é o consumidor. Não adianta querer resolver todos os pequenos problemas secundários que aparecem ao longo do dia e deixar de cuidar do principal público da empresa. 

Além disso, é importante registrar todas as informações dos clientes para ganhar tempo numa oportunidade futura. Organize todos os dados em uma agenda ou planilha. Ter informações sobre o perfil do seu comprador é muito valioso para saber como evoluir em uma negociação futura, além de passar uma imagem de organização e profissionalismo ao público.

Organizar o espaço e materiais de trabalho é outra dica essencial que afeta a gestão de clientes, a motivação e a produtividade. Organize seu cartão de visita, folder da empresa, informações do cliente, tabela, calculadora, material de apresentação em PowerPoint, depoimentos e estatísticas.

Ainda, ao final de cada dia, avalie o seu dia e comemore os resultados obtidos. Identifique em quais tarefas você gastou mais tempo do que devia e quais foram desnecessárias. É necessário identificar os erros para melhorar a gestão do tempo e gerenciamento de vendas do dia seguinte.

Conclusão

Muitos empreendedores perdem tempo em tarefas operacionais e acabam deixando de lado o seu papel de líderes estratégicos. O dono do negócio precisa planejar os processos, priorizar as tarefas, delegar funções e organizar as atividades. Tudo isso permite uma gestão de clientes e tempo eficiente, que é essencial ao aumento da produtividade e expansão do seu negócio.

Além da mudança no mindset e da aplicação de dicas práticas como manter uma ficha de cadastro de clientes e organizar os materiais de trabalho, a tecnologia é uma grande aliada. Ferramentas como uma plataforma de marketplace, ou Remember the Milk, Wunderlist, e até mesmo o Excel facilitam a visualização e gerenciamento de informações e atividades entre clientes e prestadores de serviço. A lição que fica é: invista um pouquinho do seu tempo na gestão das suas atividades e você verá que a economia de esforço depois disso será muito produtiva.

Carol Kuviatkoski

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Carol Kuviatkoski

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