Quem vende produtos, seja pela internet ou de maneira presencial, precisa lidar com um grande ativo do negócio: o estoque. A gestão de estoque é um desafio, mas quando bem feita, ela ajuda a potencializar os resultados do empreendimento. Dinamismo e eficiência são dois conceitos praticamente obrigatórios para um bom gerenciamento de estoque.
Neste conteúdo, iremos falar sobre a gestão do estoque e boas práticas que você pode aplicar para que o seu negócio nunca tenha problemas com isso e possa operar os estoques no menor custo possível. Veja conosco!
O que é gestão de estoque?
O estoque é basicamente a matéria-prima do modelo de negócio da venda de produtos. Se você vende produtos eletrônicos, provavelmente, possui uma certa quantidade de unidades armazenadas em algum local, prontos para entregar ao cliente no momento da compra.
A gestão de estoque compreende a compra, o transporte, o armazenamento, o manuseio, a venda, o despacho e a entrega das mercadorias. Tudo isso custa tempo, dinheiro e organização. Por isso, muitas vezes é necessário usar plataformas para auxiliar neste gerenciamento.
Vantagens de uma boa gestão de estoque
As duas principais vantagens de uma boa gestão de estoque são: redução de custos operacionais e maior agilidade na entrega dos produtos aos clientes. Essas duas vantagens se convertem em outros benefícios para sua empresa:
- Menor preço final, mais vendas: quanto melhor a gestão de estoque, menor o preço para o comprador. Com isso, sua empresa pode ter mais margem de lucro ou praticar valores mais competitivos.
- Maiores índices de satisfação: menores tempos de espera e custos finais mais baixos. Não há consumidor que não goste disso. A satisfação se converte em fidelidade para seu negócio.
- Melhor relação com parceiros logísticos: seja para contratação ou outsourcing, a boa gestão de estoque melhora a relação com parceiros logísticos e torna os serviços destes agentes mais efetivos.
Principais métodos de gestão de estoque
A gestão de estoque tem métodos e técnicas. Conheça alguns dos principais métodos utilizados para otimizar vencer este desafio:
Custo específico ou preço específico
Esse método é bastante utilizado para produtos de alto valor agregado, como carros, maquinários e similares. Aqui, a orientação da gestão do estoque é a partir do preço específico total das mercadorias e não pela quantidade de unidades. Quando um produto é vendido, é feita a baixa pelo preço específico.
Curva ABC
A curva ABC é um método de gestão de estoque que classifica os produtos em três categorias de importância de acordo com a relevância, o giro e a lucratividade que cada produto apresenta na cadeia de vendas. As classificações mais usuais nesse método de preenchimento de estoque são:
- Tipo A: 20% dos produtos representam 80% do valor do estoque.
- Tipo B: 30% dos produtos representam 15% do valor do estoque.
- Tipo C: 50% dos produtos representam 5% do valor do estoque.
PEPS
Peps é a sigla para Primeiro que entra, Primeiro que sai. Basicamente, é uma gestão de estoque a partir da ordem cronológica. Como o nome sugere, ela dá baixa primeiro nos produtos que estão há mais tempo no estoque, a fim de evitar desperdícios e otimizar o giro dos produtos.
UEPS
Basicamente, o oposto do item anterior. Aqui, o último que entra é o primeiro que sai. A ideia aqui é que os produtos mais novos do estoque valem mais do que os anteriores e, por isso, devem ser oferecidos a maiores preços. Logicamente, esse método não pode ser utilizado em estoques de produtos perecíveis.
Custo médio
Além de estimar o valor do estoque, esse método, também chamado de Média Ponderada Móvel (MPM) serve para fins tributários. Soma-se os valores dos produtos em estoque com os produtos que estão sendo adquiridos. Divide-se o valor pela quantidade de produtos disponíveis e se obtém o MPM (custo médio por unidade) para fins declaratórios.
Custo a Preço de Venda a Varejo
Outra forma de estimar o valor do estoque é atribuir a todas as unidades do estoque o preço de venda no varejo, como simplificação. Ainda que o estoque tenha sido adquirido anteriormente, a preços diferentes, o que vale é o valor do preço de venda atual.
Just in time
O modelo just in time é utilizado por empresas que querem manter um estoque mínimo e reduzir custos com armazenagem. Isso exige, entretanto, que a empresa tenha bons fornecedores e que consiga se organizar adequadamente para fazer compras de baixo volume de estoque com frequência, sempre que necessário.
Estoque mínimo
O estoque mínimo é um método que também visa a manutenção de um estoque reduzido. Ela leva em conta os produtos mais vendidos, os produtos mais rentáveis e os hábitos do cliente.
Para calcular seu estoque mínimo, utilize a seguinte fórmula:
Estoque mínimo = consumo médio diário x tempo de reposição.
Se você vende 30 camisetas em média, por dia, e o tempo de reposição para novos pedidos é de 5 dias, é recomendável ter 150 camisetas em estoque.
Estoque máximo
O estoque máximo é para empresas que operam com grande volume de vendas de alto giro, normalmente voltada a atacado e varejo de valores de baixo valor agregado. Entretanto, o cuidado deste método é evitar que uma empresa compre estoque em excesso e acabe ficando com mercadorias “encalhadas” nas prateleiras.
Sua equação é a seguinte:
Nível máximo de estoque = Nível de novo pedido + Quantidade de novo pedido – (consumo mínimo x período de novo pedido)
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Como fazer uma boa gestão de estoque?
A seguir vamos te mostrar algumas boas práticas importantes para que as técnicas mencionadas acima possam funcionar realmente. Você verá que algumas delas são simples e podem ser implementadas sem grande esforço.
Registe as entradas e saídas
É impossível fazer uma boa gestão de estoques sem conhecer exatamente as características de cada movimentação de todos os produtos que entram e que saem do seu estoque. Por isso, registre cada transação. Lembre-se: uma compra não é a mesma coisa que uma movimentação de estoque, haja vista que por diversos erros o estoque pode não ser atualizado de acordo com as compras. Faça registros individuais.
Acompanhe o giro dos produtos
Alguns produtos giram mais do que outros. Isso demanda que você esteja atento aos diferentes giros para comprar novos estoques, fazer promoções e/ou despachar produtos no tempo certo. Entenda a partir de seu sistema de gestão quais produtos demandam renovações constantes de estoque e quais precisam de cuidado para não vencer, em caso de mercadorias com prazo de validade.
Analise o históricos de venda e de compra
A gestão de estoque ajuda o seu negócio a tomar rumos mais estratégicos. A partir da análise de histórico de compra e venda você pode descobrir várias coisas. Dentre elas, entender produtos que já não valem mais a pena ser oferecidos em sua empresa, por exemplo, por falta de demanda. Analise o histórico para traçar padrões e entender como você pode otimizar resultados!
Faça inventários
Fazer inventários periodicamente é muito importante para assegurar que o seu estoque esteja realmente fiel ao que está descrito nos sistemas que a sua empresa utiliza. É muito comum que os dados dos softwares estejam defasados, diferentes do estoque real. A realização de inventários pode até mesmo permitir à sua empresa descobrir eventuais fraudes internas ou práticas negativas com as mercadorias.
Integre o estoque com as outras áreas
É importante integrar o estoque com diversas outras áreas do negócio. Até mesmo porque, ainda que você não integre, as áreas são dependentes entre si. Veja alguns exemplos:
Para comprar estoques, é preciso integrar os setores de compras e financeiro. Para vender os estoques, é preciso conectar vendedores e operadores de estoque. Para fazer inventários, é preciso sintonizar as operações da gestão central e do gerenciamento de estoque. As áreas precisam andar de mãos dadas.
Organize e automatize o estoque
Diversas ferramentas ajudam a organizar e automatizar a gestão do seu estoque. Claro, contrate soluções que estejam de acordo com as possibilidades do seu orçamento. Mas evite, ao máximo possível, realizar a gestão e o manuseio do estoque de forma manual ou pouco informatizada. Além de tornar o trabalho menos eficiente, a gestão do seu estoque fica muito mais suscetível a erros humanos.
Monitore constantemente
E, por fim, monitore o seu estoque cotidianamente. Não só o estoque, mas o desempenho dos colaboradores, a ocorrência de erros, os indicadores de desempenho e tudo o que diz respeito à eficiência do gerenciamento das suas mercadorias.
Ferramentas para gestão de estoque
Veja algumas ferramentas muito úteis, com diferentes graus de complexidade, para gerenciar o seu estoque e integrá-lo a outros setores da sua operação:
ERP
O ERP é uma das opções mais indicadas para a gestão do estoque. São sistemas gerenciais que integram diversas ações da administração de uma empresa: financeiro, comercial, contábil, fiscal, estoque, operacional, etc. A maioria dos ERPs integra automaticamente entradas, saídas e movimentações de estoque para facilitar o manuseio das mercadorias e evitar erros humanos.
Kanban
A metodologia Kanban também pode ser utilizada para a gestão de estoque, mas principalmente para gerenciar as ações e tarefas relacionadas ao gerenciamento – e não à movimentação de estoques em si. Você utilizará um quadro de tarefas a fazer (to do), fazendo (doing) e feitas (done) relacionadas à rotina da administração e das movimentações das mercadorias. Esse método também ajuda na gestão de equipes.
Planilha de entrada e saída de materiais
Planilhas do Excel ainda são boas ferramentas até mesmo para a gestão do estoque. Com a planilha, as empresas podem gerenciar quanto, quando e como entram e saem os estoques do negócio. O principal cuidado aqui é assegurar a precisão do preenchimento das informações, evitando erros humanos.
Planilha de giro de estoque
A exemplo da planilha de entrada e saída, também é possível utilizar o Excel para monitorar o giro dos estoques. Fórmulas e funções do software podem ser utilizadas para calcular métricas de giro de estoque automaticamente à medida que novas informações são inseridas na planilha. Novamente, tome o cuidado de sempre verificar a exatidão dos dados inseridos.
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Principais desafios na gestão de estoque
Desafios e erros também são recorrentes na realidade da gestão de estoque. Vamos entender como minimizar seus efeitos sobre os resultados do seu marketplace.
Excesso de estoque
Produto parado significa prejuízo para sua empresa. Comprar estoque em excesso leva os produtos a “emperrar” nas prateleiras, cessando a sua receita mas ainda representando custos operacionais. Além disso, se seu estoque for perecível, o risco de prejuízo é ainda maior com o vencimento dos produtos.
Estoque insuficiente
Um dos eventos mais desfavoráveis para qualquer empresa é vender um produto que não está disponível. Nessa situação, três situações constrangedoras podem acontecer:
- Cancelar a compra e devolver o dinheiro.
- Dar créditos para o cliente comprar outro produto.
- Comprar o produto de outro fornecedor para não deixar o cliente na mão.
Essas três situações representam perdas, seja de dinheiro, seja de reputação com o consumidor.
Sazonalidade
Certos produtos vendem mais ou menos ao longo de diferentes épocas do ano. Você não irá comprar um estoque de ovos de chocolate em setembro. Tampouco produtos natalinos em fevereiro. Esses são exemplos óbvios, mas atente-se às oscilações sazonais do interesse do público sobre suas diferentes mercadorias.
Gestão manual
A gestão manual, como dissemos, deve ser evitada ao máximo possível. Ela é lenta, onerosa, ineficiente e passível de erros humanos de grande importância. Muitas ferramentas de automação são relativamente acessíveis mesmo aos pequenos negócios. Por isso, considere contratar soluções neste sentido.
Métricas de gestão de estoque
Muitas métricas são úteis para gerenciar estoque com mais precisão e potencializar os resultados da gestão. Veja algumas das principais:
Tempo de reposição
Contagem do tempo que leva para que um estoque seja reposto uma vez que seja necessário fazer um novo pedido. Essa métrica, normalmente contada em dias, além de avaliar a gestão de estoque, também dá indícios da eficiência do setor de compras, bem como da agilidade do fornecedor em servir o seu negócio. Se o produto tem giro, o ideal é que o tempo de reposição seja o mínimo possível.
Taxa de retorno
A taxa de retorno é uma métrica de dor para o estoque das empresas. Ela mensura a porcentagem de produtos que voltam ao estoque depois de serem vendidos. Em resumo: a taxa de produtos devolvidos pelo cliente, mas que ainda possam ser vendidos para outros consumidores.
Para entender a taxa de retorno, pegue o número de produtos retornados, divida pelo número total de vendas e multiplique por cem.
Giro de estoque
O giro de estoque é uma métrica que estipula quais produtos têm mais e quais produtos têm menos demanda do público. Isso é útil para planejar a compra de novos estoques, mas além disso, também para entender a eficiência de campanhas de marketing e obter insights de como ser mais assertivos na venda tanto das mercadorias mais, como das menos procuradas.
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Conclusão
A gestão do estoque é um dos principais fatores do sucesso ou do fracasso de um empreendimento. Se você não quiser ter grandes preocupações com a gestão de estoque, uma ideia interessante é abrir o seu próprio marketplace. Assim, você passa a mediar negócios de compradores e vendedores, que possuem e manuseiam suas próprias mercadorias. Esse mercado tem tudo a ver com você!
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