Planos de ação são fundamentais para que as atividades do seu negócio sejam bem feitas, geridas com qualidade e executadas com excelência. Uma das formas mais efetivas e, ao mesmo tempo, mais simples de se planejar ações é a partir da metodologia 5w2h, em que detalhes cruciais de um projeto são tangibilizados de maneira resumida.
Neste texto, vamos falar sobre o plano de ação 5w2h, como você pode elaborá-lo e colocá-lo em prática, além de dar dicas e exemplos sobre esse assunto para o seu marketplace. Convidamos você a acompanhar o nosso conteúdo até o fim. Temos certeza que ele será muito útil para a sua prática.
O que é um plano de ação?
Um plano de ação envolve tudo o que antecede diferentes ações de um empreendimento. Ele pode ser realizado de maneira formal, como um documento consolidado e entregue às partes responsáveis, mas também pode ser feito de forma mais informal, em cadências de e-mails, mensagens, rascunhos e discussões presenciais.
Naturalmente, o documento consolidado é a melhor forma de elaborar um plano de ação, à medida que o planejamento pode ser registrado e consultado sempre que necessário. As outras formas de elaborar o plano são muito úteis para os momentos iniciais, mas podem não ser efetivas o suficiente para realmente se colocar um planejamento em prática.
Além da forma de elaborar e registrar o plano de ação, esse tipo de planejamento também pode ser realizado por diversas metodologias, variando de acordo com o modelo de negócio, o momento da empresa, as habilidades da equipe e muitos outros fatores. Dessa forma, o 5w2h é uma das maneiras possíveis para se realizar um plano de ação.
O que é plano de ação 5w2h?
5w2h é uma das formas mais versáteis e simples de se fazer um plano de ação. Ele se baseia em sete principais fatores, 5 que começam com a letra w e 2 que começam com a letra h (em inglês). São eles:
- What – O quê?
- When – Quando?
- Why – Por que?
- Who – Quem?
- Where – Onde?
- How – Como?
- How much – Quanto custa?
A estratégia 5w2h é adotada em boa parte das empresas que utilizam metodologias ágeis para a execução de suas tarefas, uma vez que ela é relativamente simples de implementar e não demanda nenhum saber específico, tampouco ferramentas especializadas: é possível fazer um plano de ação usando papel ou simples planilhas do excel.
5w2h para negócios digitais
O 5w2h pode ser aplicado com grandes benefícios para negócios digitais, uma vez que é uma estratégia bastante metódica e que pode ser facilmente introduzida à maioria das ferramentas de gestão de tarefas, como Trello, Asana, Hubspot e outros. Na verdade, quando paramos para analisar soluções como as citadas, percebemos que elas contém a maioria das perguntas do 5w2h em sua interface.
Como muitos negócios digitais dependem diretamente de uma eficiente delegação de tarefas, cumprimento de prazos, constante planejamento e frequentes ajustes de ações, a estratégia 5w2h cai como uma luva para fornecer a agilidade e a eficácia de planejamento necessária para este tipo de operação.
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Como surgiu o 5w2h?
Apesar de ter muita sinergia com os negócios digitais, a metodologia 5w2h nasceu em um segmento de mercado bem diferente: na indústria automobilística. No japão, trabalhadores das indústrias automotivas criaram a metodologia como uma espécie de checklist para validar e fazer a auditoria de todas as etapas necessárias para construir um carro corretamente.
A partir dali, também era possível quando, como, por quem, onde e porquê cada ação foi realizada na linha de produção, o que facilitava a fiscalização e o planejamento das próximas ações.
Vantagens de usar a ferramenta 5w2h
A ferramenta 5w2h tem diversas vantagens que se destacam nas empresas e equipes que optam por utilizar esta estratégia. Veja algumas das mais interessantes:
- Baixo custo e simplicidade de implementação: como dissemos, utilizar a ferramenta 5w2h pode não custar absolutamente nada, além de ser implementada rapidamente. Embora isso demande o hábito do time em utilizar esta metodologia, o desafio é simples.
- Grau de detalhes: ao montar um plano de ação baseado em 5w2h, os membros da equipe se veem obrigados a pensar em cada detalhe da ação discutida. Isso torna o planejamento muito mais tangível e simples de se efetivar.
- Pode ser aplicado a qualquer ação: não importa se é uma tarefa pontual ou um complexo planejamento trimestral. A metodologia 5w2h pode ser feita para qualquer demanda com o mesmo grau de efetividade.
- Simples de entender: em uma tabela com os 5w e com os 2h bem definidos, não há erro. O plano é simples de ler, fácil de entender e mais concreto para se operacionalizar.
Como fazer 5W2H na prática?
Certo. Você já compreendeu o que é e como funciona a estratégia 5w2h. Mas como é possível adotá-la na prática e no cotidiano do seu negócio? Veja alguns pontos que podem servir de partida e de milestones para utilizar o 5w2h no seu dia a dia.
- Defina o escopo da ação: não é possível fazer um plano de ação sem saber realmente qual ação deverá ser realizada. Por isso, esse costuma ser o primeiro passo.
- Pense no seu problema: ações quase sempre são a consequência de algum tipo de problema, dor ou insuficiência. Por isso, para pensar no “quê” da sua ação, muitas vezes é primeiro preciso pensar no “porquê” da ação, ou seja, o que leva à necessidade daquela tarefa ser realizada.
- Introduza a sua equipe nos diálogos: um planejamento de ação não deve ser elaborado por uma única pessoa, ainda que ela possua um alto cargo de liderança. É fundamental que os principais envolvidos com as ações planejadas possam participar das discussões da elaboração do plano. Elas podem dar contribuições fundamentais.
- Valide todos os elementos da matriz 5w2h: estamos falando de sete elementos. É muito importante que nenhum deles fique vazio. Afinal, um plano de ação com incógnitas perde boa parte de seu valor.
- Consolide e registre o plano de ação: uma vez que o plano tenha sido validado por todos os envolvidos, consolide o documento em uma versão final e registre-o na mídia que julgar mais conveniente.
Dicas para usar o plano de ação 5w2h
Se você já está planejando as ações da sua empresa com a estratégia 5w2h, veja aqui algumas dicas de como você pode ter os melhores resultados e mitigar riscos na operação das tarefas do seu marketplace:
- Faça planos de acordo com suas metas: um plano de ação não pode ser isolado da realidade da empresa. Ele precisa ser definido de acordo com as metas e objetivos do seu negócio. Nesse sentido, convém utilizar as técnicas de Metas SMART e OKRs em sintonia com o seu plano de ação. Temos conteúdo sobre esses dois temas no nosso blog.
- Seja preciso e completo com as informações: as informações do plano de ação 5w2h não podem deixar dúvidas. Por isso, no preenchimento da matriz, tenha a certeza de que todas as informações preenchidas são verdadeiras, precisas, completas e atualizadas.
- Use a ferramenta que sua equipe já está habituada: como falamos anteriormente, a matriz 5w2h já está presente em diversas ferramentas de gestão de tarefas. Se a sua equipe já está habituada com uma solução em específico, aplique a metodologia a essa solução e evite ruídos na gestão das ações causadas por dificuldades com o software.
- Não se resuma ao 5w2h: essa metodologia de gestão de tarefas é muito bacana, mas ela não deve ser a única filosofia de trabalho aplicada à sua operação. Estratégias como Kanban, Scrum e RICE podem também ser aplicadas de maneira combinada ao seu planejamento para ter resultados ainda mais assertivos.
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Exemplos de 5w2h
Veja agora alguns exemplos de planejamento de ação que frequentemente são utilizados em marketplaces:
Exemplo 1
O quê: implementação de novo onboarding de vendedores no Marketplace.
Porque: cumprir com a meta de aumentar o ciclo ativo dos sellers na plataforma em 15% no trimestre.
Quando: do dia 5/06/2022 até o dia 5/07/2022.
Quem: gestora da área de implementação (responsável).
Onde: área de relacionamento da plataforma (digital).
Como: definição do novo conteúdo do onboarding, elaboração do material, testagem do processo de onboarding e aplicação aos novos vendedores.
Quanto custa?: salário da gestora + serviços terceirizados de produção de conteúdo – R$ 5 mil, aproximadamente – pagamento único.
Exemplo 2:
O quê: migração do banco de dados para nova plataforma de marketplace.
Porque: para utilizar a nova plataforma contratada que reduz custos operacionais em cerca de 25%.
Quando: do dia 10/06/2022 até o dia 22/06/2022.
Quem: gestor de TI (responsável) + analista da empresa contratada.
Onde: setor de tecnologia.
Como: padronização dos dados da plataforma antiga de acordo com os parâmetros definidos pela nova, cessão dos dados e passagem do bastão para o analista da empresa contratada.
Quanto custa?: salário do gestor no período + serviços de migração – R$ 2 mil, aproximadamente – pagamento único.
Conclusão
Para o sucesso de um negócio digital ser alcançado, é muito importante planejamento, gestão e governança em cada ação realizada. Por isso, dedicar um tempo ao aprendizado e à execução de técnicas já consagradas no mercado é uma medida fundamental para o empreendedor e toda a sua equipe. A metodologia 5w2h já tem sido adotada com sucesso por diversos marketplaces e você também pode atingir estas conquistas!
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